5. 文面の作成
AIが文面を組み立てる仕組みと、想定どおりにならない場合の調整箇所を説明します。
文面を構成する3つの要素
AIが参照する情報は次の4点です。このうち調整できるのは上の3つです。
| 要素 | 役割 | 設定場所 |
|---|---|---|
| 自社情報 | 発信者の属性 （何者であるか） |
設定メニュー →「自社情報」 |
| ブリーフ | 提案の方針 （何を伝えるか） |
設定メニュー →「ブリーフ」 |
| 味付け | 表現 （どう伝えるか） |
設定メニュー →「メール設定」 |
| 営業メモ | 相手の情報 | AI分析で自動生成（4章を参照） |
3つの要素が競合した場合、味付けの指定が最も優先されます。 特に結びの文（次の行動の促し方）は、味付けに記載があればそれが採用されます。
このため、ブリーフを修正しても文面が変わらない場合は、 味付けに該当する指定が残っていないかを確認してください。 ブリーフと味付けに矛盾する指示があると、味付けが優先されます。
文面の構成と、AIが守ること
構成は固定されています
生成される文面は、次の構成に沿って組み立てられます。この順序は変更されません。
- 宛名
- 自己紹介（自社情報に基づく）
- 相手に関する言及（営業メモから1点のみ）
- 提案（ブリーフおよび訴求商材に基づく）
- 結び（成功の定義により変化。後述）
- 追伸
相手に関する言及を1点に絞っているのは、 調べた内容を列挙すると本題が後退し、かえって読まれにくくなるためです。
AIが創作しない範囲
- 自社の情報は、登録済みの自社情報に記載のある内容のみを使用します
- 相手の情報は、公式サイトまたは公開情報に実際に記載されている内容のみを使用します。 代表者名が明記されていない場合、推測して記載することはありません
訴求商材の切り替え
配信ごとに変わる訴求対象は、訴求商材として登録し、文面作成時に選択します。 ブリーフ（提案の方針）は固定したまま、訴求対象のみを差し替えられます。
登録と選択
訴求商材は、次のいずれの画面からも登録できます。
- 設定メニュー →「訴求商材」
- AI自動収集の画面（取得の前に登録する場合）
- リスト画面・文面作成画面（作成の直前に登録する場合）
リスト画面および文面作成画面では、別タブで開きます。 同じタブで遷移すると、リスト画面では選択中のチェックが外れ、 文面作成画面では編集中の内容が失われるためです。 登録後は元のタブを再読み込みすると選択肢に表示されます。
たとえば不動産会社の場合、空室が発生するたびに当該区画を訴求商材として登録します。 ブリーフは「移転コストの削減を軸に提案する」のまま変更せず、 今週はA物件、翌週はB物件というように訴求対象だけを切り替えて配信できます。
どの訴求商材で配信したかは記録されるため、 後から物件ごとの反響を比較できます（9章「反響レポート」を予定）。
作成の方法（個別・一括）
1社ずつ作成する
リスト画面の各企業から「送信画面で開く」に進み、文面作成画面で生成します。 生成後はその場で編集でき、送信・予約もこの画面から行います。
まとめて作成する
リスト画面で対象企業を選択し、「AIでメール作成（選択した会社をまとめて）」から実行します。
一括作成が行うのは下書きの保存のみです。送信は行われません。 内容の確認、修正、送信・予約は、従来どおり送信画面で1件ずつ担当者が実施します。 確認されないまま配信されることはありません。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 1回あたりの上限 | 100社 |
| 既存の下書き | 初期設定では対象外（作成済みのものは保持されます）。 作り直す場合は上書きを指定します |
| ブリーフ | 実行時に選択できます（未選択の場合は既定のブリーフ） |
| ユニット | 企業単位で1回のみ消費します。AI分析で消費済みの企業は追加消費なし |
AI分析（4章）を済ませた企業ほど、文面の精度が上がります。 営業メモが未生成の状態でも文面は生成されますが、相手に関する言及が一般的な内容になります。
作成後の流れ
一括作成の完了後は、「送信画面で下書きを確認する」から送信画面に進みます。 送信画面では、1社ずつ内容を確認しながら送信・予約を行います。
件名の別案
文面の生成時に、件名は2案作成されます。 文面作成画面の件名欄から、もう一方の案を選択できます。
件名は開封率に直結する要素です。 配信後の実績は蓄積され、開封率の高い件名の傾向が以降の生成に反映されます。
成功の定義による文面の変化
「何をもって成功とするか」の設定により、結びの文が変わります。 設定メニュー →「メール設定」で指定します。
| 設定 | 結びの文 | 適した場面 |
|---|---|---|
| 返信があった （推奨） |
URLやリンクを一切記載しません。返信を求める文で結びます | 初めて接触する相手への配信 |
| クリック or 返信のいずれか | リンクを記載し、どちらの反応も成果として扱います | すでに接点のある相手、資料の閲覧が目的の場合 |
| リンクをクリックした | リンクへの誘導を主眼に構成します | 特定ページへの誘導が目的の場合 |
1通目にリンクが含まれていると迷惑メールとして判定されやすく、 そもそも届かない可能性が高まります。 初めて接触する相手には、リンクを記載せず返信を得ることを目的とする構成のほうが反応が得られます。
この設定を選択した場合、生成された文面からURLは自動的に除去されます。 ただし、味付けや訴求商材にURLを記載している場合は、そちらが優先されて文面に残る場合があります。 「返信があった」を使用する際は、味付けと訴求商材からURLの記載を外してください。
ブリーフごとの設定
成功の定義はブリーフごとに個別に指定することもできます。 指定しない場合は、メール設定の内容が適用されます。
また、配信時点の設定が各メールに記録されます。 後から設定を変更しても、過去に配信したメールは配信時点の基準で評価されるため、 集計や学習の結果が後から変動することはありません。
想定どおりにならない場合
生成された文面が意図と異なる場合、原因は次のいずれかに切り分けられます。
| 症状 | 確認する箇所 |
|---|---|
| 自社の説明が薄い、的を射ていない | 自社情報。事業内容と強みに具体的な事実（数値・固有名詞）を追加します |
| 提案の切り口が想定と違う | ブリーフ。ただし味付けに矛盾する記載がないか併せて確認します |
| 文体・結びが指示どおりにならない | 味付け。結びは味付けが最優先されます |
| 相手への言及が一般的な内容になる | 営業メモ。AI分析が未実行、または公式サイトを参照できなかった可能性があります |
| 不要なURLが記載される | 味付け・訴求商材。URLの記載を外してください |
同一企業に対する文面の再生成には上限が設けられています（処理費用の抑制のため）。 上限に達した場合は、生成された文面を手作業で修正してください。
再生成を繰り返すよりも、1社で納得のいく文面を作り、その方針を自社情報・ブリーフ・味付けに反映してから 残りの企業に展開するほうが効率的です。
文面作成画面で編集した内容は、「下書き保存」を押さずに送信・予約した場合でも、 編集後の内容が送信されます。保存漏れによって編集前の文面が配信されることはありません。
以降は、作成した文面の送信に進みます。 詳細は6章「送信」をご参照ください。