8. 反響の管理

受信トレイの見方

上部メニューの「受信トレイ」に、送信先からの返信が自動的に取り込まれます。 取り込みは5分間隔で実行されます。

表示される情報

各行には、受信日時・差出人・企業名・件名に加えて、次の区分が表示されます。

区分	内容
返信	相手が実際に書いた返信
配信停止希望	配信停止の意思表示を検知したもの
自動返信	不在通知、受付確認などの自動応答
種別	内容から自動判定した分類（後述）
担当	振り分けられたチャンネル（後述）

絞り込み

• 対応状況（未対応／対応済み）
• 担当（チャンネル別。オペレーターは「自分が担当の分だけ」も選択可）
• 種別（日程・アポ希望／価格・見積 など）

自動返信の扱い

不在通知や受付確認などの自動応答は、初期設定では表示されません。 「自動返信も表示」を指定すると表示されます。

部署・担当ごとのチャンネル

反響を部署や担当者ごとに受け取るための機能です。 設定メニュー →「反響の振り分け（部署・担当）」で設定します。

チャンネルに設定できる項目

項目	効果
通知先メール	反響が届いた際に、そのアドレスへ通知します。 本サービスにログインしない部署にも届きます
担当オペレーター	そのオペレーターは、受信トレイで「自分が担当の分だけ」に絞り込めます

いずれも任意で、両方を設定することもできます。 「本社の総務部にはメールのみ通知する」「大阪の営業担当は画面で確認する」といった併用が可能です。

内容による自動振り分け

反響の種別

受信した返信は、内容から次のいずれかに自動分類されます。

種別	該当する内容の例
日程・アポ希望	打ち合わせ、面談、候補日、内見 など
価格・見積	見積、費用、賃料、金額 など
資料・詳細希望	資料、詳細、空き状況、図面 など
質問・条件確認	条件の確認、可否の問い合わせ など
担当部署が違う・不在	部署違い、本社への転送依頼、担当者不在 など
お断り	辞退、見送り など
その他	上記に該当しないもの

振り分けルール

「どの内容をどのチャンネルへ振り分けるか」を設定します。 条件は種別・本文に含まれる語・相手のレイヤーの3つで、 複数を指定した場合はすべてを満たしたときのみ適用されます。

ルールは順番の小さいものから評価し、最初に合致したチャンネルへ振り分けます。 条件を空のまま作成すると、「他のルールに該当しないものをすべて受け取る」受け皿として機能します。

判定が誤っていた場合

種別および担当は、受信トレイから手作業で変更できます。 自動判定は内容からの推測であるため、必ず修正できる形としています。

なお、種別と担当の振り分けは表示と仕分けのためだけに使用されます。 送信、ステータス、集計には一切影響しません。

ルールを後から作成した場合

ルールの作成前に届いていた反響は、そのままでは振り分けられません。 設定画面の「既存の反響にもルールを適用する」から、直近の反響に対して再適用できます。

このとき担当者への通知メールは送信されません。 過去の反響で一斉に通知が発生することを避けるためです。

返信する

受信トレイの各行から「返信」に進むと、その場で返信を作成・送信できます。

項目	内容
スレッド	相手のメールソフト上で元のやり取りに繋がる形で届きます
件名	「Re:」が自動的に付与されます
署名	送信メール設定の署名が自動的に付与されます
開封・クリックの計測	行いません
配信停止リンク	付与しません
ユニット	消費しません

通常のやり取りとして送るため、営業メールに付随する要素は一切付きません。 送信した返信は受信トレイに履歴として表示され、会話の流れを追えます。

配信停止と成約済みの設定

配信停止

配信停止は、次のいずれかにより設定されます。

• 相手が配信停止リンクを操作した場合（自動）
• 返信の内容から配信停止の意思表示を検知した場合（自動）
• 担当者が受信トレイから設定した場合（手動）

設定された企業は、以降の送信・追客・再アプローチのすべての対象から除外されます。

成約済み

受注に至った企業は成約済みに設定してください。 以降、送信・追客・再アプローチ・架電のすべての対象から除外されます。